Comment écrire un e-mail formel ?

Nous écrivons des e-mails tous les jours à notre famille, à nos amis, à nos collègues ou encore à notre patron : l’e-mail est devenu le moyen le plus rapide et efficace pour communiquer.

Cependant l’e-mail (ou courriel) est moins formel que la lettre, on oublie donc parfois qu’il faut respecter certaines règles pour l’écrire.

Dans cet article, vous trouverez donc des conseils et des expressions toutes faites pour vous aider à rédiger vos e-mails en contexte formel.

Sommaire

• • Explications en vidéos
  • Email ou courriel, lequel choisir ?
  • Structurez votre e-mail
    • l’objet
    • la formule d’appel
    • le contenu
    • la formule de politesse
    • la signature

• Mes conseils pour écrire un e-mail efficace

Explications en vidéo

E-mail ou courriel, lequel choisir ?

Certains d’entre vous vont certainement être surpris par le terme e-mail utilisé dans cet article. Il est vrai qu’en tant que professeure de français, mon devoir est d’enseigner le « bon français« , j’aurais donc pu utiliser le terme courriel, contraction des mots « courrier » et « électronique ».

Mais auriez-vous tous compris le sujet exact de cet article si j’avais utilisé le terme « courriel » ?

En effet, même si le terme « courriel » est devenu depuis 2003 l’abréviation officielle, son emploi est minoritaire. C’est le terme « e-mail » qui domine en France mais aussi en Europe. En Suisse le terme « courriel » est une étrangeté, en revanche, au Québec, l’anglicisme « e-mail » est très rare.

Pour s’assurer d’être compris en francophonie, il est alors conseillé de préciser les deux, par exemple : « Merci de répondre par courriel (e-mail) ». Toutefois, il n’y a pas d’obligations strictes, choisissez alors celui qui conviendra le mieux à votre situation.

Pour ma part, dans cet article, j’utiliserai les deux termes : « e-mail » et « courriel » afin d’éviter des répétitions disgracieuses. 

Passons maintenant au cœur de notre sujet : « Comment écrire un e-mail (courriel) en français ? »

Structurez votre e-mail

Un e-mail formel efficace, c’est un e-mail bien structuré. En effet, le fond (ce que vous voulez dire) et la forme (la façon de le dire et de le présenter) de votre courriel doivent respecter des règles afin de faciliter la lecture et la compréhension du message.

Pour vous expliquer comment écrire un e-mail formel, je vous propose de prendre un exemple de la vie courante. Imaginons : Vous venez de voir une annonce pour louer un appartement et vous voulez contacter le propriétaire.

Voici l’annonce qui vous intéresse :

Pour écrire cet e-mail formel, vous devez faire attention à cinq éléments clés :

1. L’objet qui présente l’objectif de l’e-mail.
2. La formule d’appel qui permet la prise de contact avec le destinataire.
3. Le contenu organisé en paragraphes qui correspondront chacun à une idée ou thème différent.
4. La formule de politesse choisie en fonction de votre lien d’intimité avec le destinataire.
5. La signature qui comprend votre nom complet et vos informations de contact.

Que devez-vous écrire dans ces parties ?

Nous allons voir maintenant ce que contiennent exactement chacune de ces parties pour vous aider dans la rédaction de votre e-mail formel.

1. L’objet ou Sujet de l’e-mail

L’objet est un élément indispensable car il présente l’objectif de votre e-mail en quelques mots.

D’une part, c’est la première chose que votre destinataire va lire : c’est la ligne qu’il voit quand il lit sa messagerie. D’autre part, pour être lu, retrouvé ou mémorisé par votre destinataire, il faut que cet objet soit efficace et clair.

Vous devez donc faire attention à sa rédaction.

Il doit être court, simple, explicite et montrer l’objectif de votre e-mail (informer, aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Le destinataire doit tout de suite comprendre ce dont votre courriel va parler.

Voici quelques exemples précis en fonction de l’objectif de votre e-mail :

• Postuler à un emploi : Candidature pour le poste d’informaticien
• Demander un rendez-vous : Demande de rendez-vous
• Faire un compte-rendu : Compte-rendu 20 janvier
• Souhaiter quelque chose à quelqu’un : Bonnes vacances ! / Bonne Année ! / Bon rétablissement !
• Inviter quelqu’un à une cérémonie : Invitation à une cérémonie
• Parler d’un problème : Réclamation facture du mois de juin
• Fixer une date pour un réunion : Date prochaine réunion
• Annulation d’un événement : Annulation du cours de français / Annulation réunion 17 février

Dans le cas de notre exemple, vous devez écrire e-mail pour avoir des informations complémentaires sur l’appartement de Lyon.

Vous pouvez donc écrire :

2. La formule d’appel

La formule d’appel est également très importante, car ce sont les premiers mots du courriel, ceux qui permettent la prise de contact avec le destinataire.

Vous devez choisir la formule d’appel en fonction de la situation de communication : Est-elle formelle (échange professionnel, administratif…) ou informelle (amical…) ?

En contexte formel

• Vous connaissez le titre de la personne : Monsieur le Maire, / Madame la Présidente, / Monsieur le Directeur,
• Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas (institution, administration…) mais vous savez s’il s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, / Monsieur,
• Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas et vous ne savez pas s’il s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, Monsieur,
• Vous écrivez à une personne dont vous connaissez le nom (un client, un collaborateur, un propriétaire…) : Madame Dubois, / Monsieur Martin, / Bonjour Madame Grosjean
• Vous écrivez à un groupe de personnes : Mesdames, / Messieurs / Mesdames, Messieurs,

En contexte informel

• Vous écrivez à une personne que vous connaissez mais qui n’est pas proche de vous : Bonjour,
• Vous écrivez à un ami ou à un collègue proche : Bonjour Sophie, / Coucou, / Salut,
• Vous écrivez à un groupe : Chers collègues, / Chers collaborateurs, / Bonjour, / Bonjour à tous,

Dans notre exemple, vous connaissez le nom du destinataire, vous pouvez donc nommer le nom de famille du propriétaire de l’appartement.

3. Le contenu

Un e-mail est beaucoup plus direct qu’une lettre. Il faut aller directement aux faits. Si le contenu de votre message est confus et trop long, votre destinataire ne le lira pas entièrement.

Pour être clair et efficace, vous devez donc organiser le contenu de votre e-mail en paragraphes qui correspondront chacun à une idée ou un thème différent.

Voici les étapes à suivre pour structurer le contenu de votre e-mail formel :

a. Rappel de l’objet du courriel (+ identité personnelle ou professionnelle)

Après la formule d’appel, il est important de commencer votre e-mail par une première phrase qui doit rappeler l’objet de votre e-mail : problème, proposition, demande d’informations ou d’actions, candidature…

Voici quelques formules que vous pouvez utiliser :

Si vous écrivez pour la première fois à votre destinataire 

• Je vous prie de bien vouloir …
• Je souhaite recevoir des informations …
• Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation* ….
• Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer …

Si vous avez déjà écrit à votre destinataire 

• À la suite de notre conversation téléphonique, …
• Comme convenu lors de notre rencontre, …
• Pour faire suite à notre entretien, …
• Lors de nos derniers échanges, …

Dans notre exemple, vous pouvez par exemple dire : Je suis un étudiant américain et je suis à la recherche d’un appartement car je viens d’arriver à Lyon. A la suite de votre annonce parue sur le site leboncoin.fr, je me permets de vous écrire pour avoir des informations complémentaires sur cet appartement.

b. Explication ou justification de l’objet de votre courriel

Après avoir rappelé l’objet de votre e-mail, il est nécessaire de justifier, d’expliquer plus en détail l’objectif de votre e-mail :

• apporter des justifications à votre demande : A ce sujet, j’aimerais quelques informations complémentaires ? …
• expliquer le problème auquel vous êtes confronté : J’ai égaré la notice, je voulais savoir si vous pouviez m’en envoyer une autre? …
• informer votre destinataire de vos actions : Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien. …

Dans notre exemple, vous pouvez par exemple écrire : Dans votre annonce, vous mentionnez la superficie totale de l’appartement. Pourriez-vous m’indiquer précisément la superficie du salon et de la chambre ?

c. Répercussions de votre demande, Conséquences d’un problème

Dans un troisième paragraphe, vous pouvez évoquer les répercussions de votre demande, les conséquences d’un problème, d’une situation :

• mentionner les conséquences : En conséquence de quoi, je vous demande le remboursement du prix du billet ainsi qu’un geste commercial au titre du préjudice subi. …

Ce paragraphe n’est pas obligatoire, il dépend de la situation dans laquelle vous vous trouvez. Dans notre exemple, cette partie est inutile.

d. Nouvelle information ou demande 

Dans un quatrième paragraphe, vous pouvez ajouter une nouvelle information, une nouvelle demande. 

• Apporter une nouvelle information : Vous trouverez ci-joint les justificatifs nécessaires et je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Dans notre exemple, vous pourriez écrire : Comme je suis étudiant, pourriez-vous m’indiquer les justificatifs dont j’aurai besoin pour louer cet appartement ?

e. Remerciements, reprise ultérieure de contact, demande de réponse…

Vous devez terminer votre e-mail en fonction de la situation dans laquelle vous vous trouvez : remerciements, excuses, reprise ultérieur de contact…

Remercier :

• En vous remerciant, par avance de l’intérêt que vous portez à ma demande.
• Je vous remercie d’avance / par avance de votre réponse.
• Je vous remercie pour l’accueil que vous m’avez réservé et vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de mes cordiales salutations.

Reprise ultérieure de contact :

• Au plaisir de vous revoir.
• Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien.
• Sans réponse de votre part je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours.

Demande de réponse :

• Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.
• Comptant sur votre coopération, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de mes salutations distinguées.
• J’espère obtenir rapidement satisfaction.
• Je vous serais reconnaissant de résoudre ce problème très rapidement.

4. La formule de politesse

Vous devez impérativement terminer votre courriel par une formule de politesse. Celle-ci doit être brève. Vous devez choisir cette formule en fonction de votre niveau d’intimité avec le destinataire. 

Si vous écrivez dans un contexte formel, voici les formules à utiliser :

• Vous connaissez le titre de la personne (supérieur hiérarchique, personne haut placée…) : Respectueusement. / Salutations respectueuses.
• Vous ne connaissez pas la personne (institution, administration…) : Respectueusement. / Salutations respectueuses.
• Vous écrivez dans le cadre de votre travail à une personne dont vous connaissez le nom (un client, un collaborateur…) : Salutations distinguées. (pour un premier échange de mail)/ Sincères salutations. / Cordiales salutations. (ce n’est pas votre premier échange de mail)

Si vous écrivez dans un contexte formel, voici les formules à utiliser:

• Vous écrivez à une personne qui n’est pas proche de vous (relation informelle) : Cordialement.
• Vous écrivez à un ami ou à un collègue proche : Cordialement. / Bien cordialement. / Très cordialement. / Amicalement. / Bien à toi. (si vous connaissez bien le destinataire)
• Vous écrivez à un groupe : Cordialement

Dans notre exemple, il s’agit d’un contexte formel et nous connaissons le nom du destinataire, on peut donc écrire :

5. La signature

Et enfin, vous ne devez pas oublier de signer votre e-mail avec votre nom complet et vos informations de contact.

Si vous avez un titre professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et ajoutez le nom et/ou le site internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

Si vous n’avez pas de titre professionnel mais que vous possédez votre propre blog ou site internet, incluez le lien sous votre nom s’il a un rapport avec le contenu de votre message.

Vous l’avez compris, il est primordial de retenir ces 5 éléments pour rédiger un e-mail réussi.

Et enfin, pour que votre e-mail soit excellent, voici quelques conseils à appliquer pendant la rédaction de chaque e-mail formel.

Mes conseils pour écrire un e-mail efficace

• Utilisez le « vous »

Vous rédigez un e-mail formel donc le registre de langue utilisé doit être formel : vouvoiement, vocabulaire plus recherché, politesse.

Surtout évitez les abréviations, le tutoiement, les mots familiers.

• Ecrivez des phrases simples

On a souvent l’impression qu’écrire des phrases longues, bien complexes avec des pronoms relatifs ou des connecteurs améliorent notre style d’écriture. Pas du tout ! C’est lourd et souvent incompréhensible !

Faites des phrases courtes, simples et précises ! Les phrases courtes sont faciles à lire donc faciles à comprendre.

• Faites des paragraphes

Un e-mail sans paragraphes est un e-mail illisible. La personne qui reçoit ce type d’e-mail ne prend parfois même pas la peine de le lire.

Un e-mail clair et efficace est un e-mail structuré en paragraphes, reliés entre eux par des connecteurs (donc, car, par conséquent, …). 

• Relisez votre e-mail

Cela arrive très souvent d’envoyer un e-mail sans l’avoir relu. Aïe ! C’est vraiment une erreur ! En effet, laisser des fautes d’orthographes derrière vous a des conséquences. Vos erreurs donnent une mauvaise impression de vous à celui qui vous lit, surtout dans un contexte formel !

Je vous conseille donc de prendre quelques minutes supplémentaires pour relire vos phrases et corriger les petites erreurs d’inattention.

D’ailleurs, je vous conseille de tester régulièrement votre orthographe et d’identifier les 20 erreurs courantes que vous commettez en français afin d’écrire un e-mail grammaticalement parfait.

• Soyez sobre

Il s’agit d’un e-mail formel, donc il faut rester simple et classique.

• • N’écrivez pas en majuscule, C’EST ILLISIBLE.
  • Choisissez une police d’écriture unique pour écrire votre e-mail : Sans Serif par exemple.
  • Ne mettez surtout pas de gras ni de couleurs, vous n’êtes pas des enfants !
  • Utilisez une ponctuation raisonnable. Les !!!! ou encore les ?!!! et même les émoticônes 🙂 😉 🙁 sont inadaptés dans un contexte formel.

Voilà vous avez maintenant toutes les clés en main pour rédiger un bon e-mail formel en français.

Soyez confiant et surtout appliquez ces conseils !